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条 目 内 容
事项依据 《徐州市住宅专项维修资金管理办法》
(徐州市人民政府令第140号)
办理对象及范围 一、申请人的确定
维修资金使用申请人可按以下情况确定:
业主委员会是住宅专项维修资金使用的申请人,但有下列情形之一的,相关业主或者社区居(村)民委员会是申请人:
(一)未成立业主委员会的;
(二)业主委员会未履行申请人职责的;
(三)在位业主委员会委员人数不足总数的二分之一的;
(四)业主委员会不能正常开展工作的其他情形。
成立物业管理委员会的,由物业管理委员会代行业主委员会的职责。
申请人可以委托物业服务企业办理申请使用住宅专项维修资金等有关事项。

二、可申请进行维修的公共部位范围
住宅共用部位:指由单幢住宅内业主或者单幢住宅内业主及与之结构相连的非住宅业主共有的部分,一般包括住宅的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等。
共用设施设备:指由住宅业主或者住宅业主和有关非住宅业主共有的附属设施设备,一般包括电梯、天线、照明、监控设施、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、非经营性车场车库、公益性文体设施和共用设施设备使用的房屋等。
提交要件
办理流程 三、办理步骤
▲ 第1步 申请人--—准备、提交下列申请受理要件
序 需提交的资料
1 徐州市住宅专项维修资金使用项目报修单(附需维修部位整体和局部的电子照片及录像)
2 申请人为业主委员会:业主委员会备案书复印件(盖公章),经办人身份证复印件(盖公章),物业服务合同复印件(加盖双方公章)
申请人为社区居(村)委会:经办人的身份证复印件
申请人为业主:身份证、房产证(不动产证)复印件
3 承诺书
4 委托书(申请人签章)
受委托人为个人:身份证复印件
受委托人为物业企业:物业服务合同复印件(加盖双方公章),营业执照和经办人身份证复印件(皆需盖公章)
5 相应鉴定机构出具的意见书(涉及电梯、消防、供热的项目)

注:具备网传条件的,可以先将上述资料网传至市物管中心,原件在工程施工结算前必须提交市物管中心存档备案,否则不予拨付结算款。

▲ 第2步 市物管中心——受理申请
受理要件提交齐备的情况下,市物管中心当场审核需维修部位整体和局部的电子照片及录像,并进行回复查勘意见。无法通过照片等现场审核的项目,3个工作日内派员现场查勘,并出具现场查勘回复意见书。
注:(1)受理材料现场审核通过后,申请人可同时进行第3步中的企业选择:在企业备选库中抽选施工单位(比选)、审计单位(备用)、监理单位(备用)。
(2)市物管中心对申请人申报维修的现场进行查勘后,发现不满足维修资金使用条件或有造假、谎报等不实行为,将不予受理后续工作;如申请人对同一部位再度进行申请,经现场查勘后发现依然不满足维修资金使用条件或有造假、谎报等不实行为,除不予受理后续工作外,还将对申请人作不诚信档案记录。
(3)申请人应配合提供、核实报修项目分摊范围内的业主信息。业主信息不完全的,补录业主信息。
(4)申请人对所提交的所有材料的真实性、合法性、有效性负一切法律、经济责任,承担一切后果,如有不真实的情况,该项目不再受理,申请人将被列入“不诚信”黑名单。

▲ 第3步 申请人——提交工程施工相关材料
申请人按照现场查勘回复意见书的要求,首先在企业备选库中抽选审计单位(备用)、监理单位(备用),然后通过招标或比选的方式选择施工单位,参与招标或比选的施工单位必须具备相关资质且须3家以上;施工单位可由申请人自行联系,也可由申请人直接在企业备选库中抽选,但两种方式不得混用。
由申请人组织施工单位在同一时间进行现场查勘,并要求施工单位在合理的时间内出具施工方案及施工预算。
申请人将下列材料提交至市物管中心项目管理科,领取《征求业主意见表》。

序 需提交的资料
1 维修资金使用方案
2 施工单位比选结果认定书(5万以下)、招投标资料(5万及以上)
3 施工方案及施工预算(施工单位加盖公章)
4 施工单位的营业执照、相关资质证明材料、银行开户许可证、安全生产许可证等的复印件(加盖公章)
5 工程预算审计报告(预算在5万元以上,且申请人为业委会,而且业主大会在银行开立实名账户的前提下方可预拨)

注:(1)具备网传条件的,可以先将上述资料网传至市物管中心,原件在工程施工结算前必须提交市物管中心存档备案,否则不予拨付结算款。
(2)维修和更新改造项目费用在5万元(含)以上的,应当通过公开、公平、公正的竞选招标方式确定维修施工单位;开标和评标,应当有业主代表参与监督。低于5万的,应采用比选方式确定维修施工单位;申请人针对施工单位招标或比选过程要有相应的照片、视频、会议纪要内容、参会人员及业主代表人员要在签到表签字保存并备案。
(2)施工单位不得使用、借用其他单位的的相关资质。
(3)施工方案、预算、使用方案、维修施工单位比选结果认定书、招标书内容、会议纪要内容、工程预算审计报告维修内容应与报修单维修内容一致,不在申请范围内的,不得使用维修资金。
(4)业主大会未在银行开立实名账户的不予预拨。
(5)该项目如存在分摊维修费用范围内的业主未交存维修资金或者维修资金余额不足支付分摊金额的,由申请人筹集所需业主自付金额并交至市物业管理中心后,方可继续办理使用申请。

▲ 第4步 市物管中心——发放《征求业主意见表》
市物管中心审核申请人提供的工程施工相关材料。审核通过后向申请人发放《征求业主意见表》。
注:具备网传条件的,市物管中心将《征求业主意见表》直接网传给申请人,原件市物管中心存档备案。

▲ 第5步 申请人——征求业主意见,办理第一次公示
申请人持《征求业主意见表》向受益范围内的业主进行意见征集。征得专有建筑面积占总建筑面积三分之二以上且占总人数三分之二以上的业主同意并签字后,申请人将《征求业主意见表》报至市物管中心备案并准备《住宅专项维修资金使用第一次公示》以及附件资料,在小区显著位置进行张贴并收集(照片全景清晰远近各1张、张贴资料全部拍摄及清晰视频全景远近各1份),公示期至少为5个工作日。公示期满,照片及视频资料需报送市物管中心备案。
序 需提交的资料 备 注
1 征求业主意见表 须已征得专有部分面积占总建筑面积三分之二以上且占总人数三分之二以上的业主同意并签字。
2 公示照片 照片全景清晰1张、局部清晰5张及清晰视频全景远近各1份
3 徐州市住宅专项维修资金使用项目参与监督业主名单
注:(1)具备网传条件的,可以先将上述资料网传至市物管中心,原件在工程施工结算前必须提交市物管中心存档备案,否则不予拨付结算款。
(2)《征求业主意见表》不允许代签(有业主本人授权的除外)。
(3)涉及到多个单元和楼幢的报修项目,未通过“双2/3”业主同意的部分单元和楼幢,申请人应写放弃说明,作为第一次公示时的公示补充材料。

▲ 第6步 市物管中心——发放《徐州市住宅专项维修资金准予使用通知书》
公示期满无异议,市物管中心出具《徐州市住宅专项维修资金准予使用通知书》。
注:具备网传条件的,市物管中心将《徐州市住宅专项维修资金准予使用通知书》直接网传给申请人,原件市物管中心存档备案。

▲ 第7步 申请人——签订合同,组织施工和工程验收
申请人收到《徐州市住宅专项维修资金准予使用通知书》后,方可与施工单位签订《徐州市住宅专项维修资金使用工程施工合同》、《徐州市住宅专项维修资金使用工程委托审计合同》(5千元及以上的项目)、《徐州市住宅专项维修资金使用工程委托监理合同》(20万元及以上的项目)并进行工程施工。符合条件的可预拨工程款。
工程完工后,申请人应立即组织相关单位、业主代表验收,消防、电梯、暖气需相关主管部门出具验收报告,验收合格后填写《徐州市住宅专项维修资金使用工程竣工验收核准表》并将验收报告、施工合同、审计合同、监理合同、审计报告、监理报告提交市物管中心备案。
序 需提交的资料 备注
1 徐州市住宅专项维修资金使用工程施工合同
2 徐州市住宅专项维修资金使用工程委托审计合同、审计报告 5千元及以上的项目
3 徐州市住宅专项维修资金使用工程委托监理合同、监理报告 20万元及以上的项目
4 徐州市住宅专项维修资金使用工程竣工验收核准表 验收合格后填写
5 消防、电梯、暖气需相关主管部门出具验收报告 消防、电梯和暖气项目
注:(1)具备网传条件的,可以先将上述资料网传至市物管中心,原件在工程施工结算前必须提交市物管中心存档备案,否则不予拨付工程结算款。
(2)施工合同、审计合同、监理合同应与工程预算内容一致、金额相符。
(3)所有的合同必须由双方签字、盖章,否则不予受理。
(4)质量保证金预留额度由合同双方约定,但一般不得低于工程审计决算总价的3%,待保修期满,由申请人提出申请后拨付。
(5)须审计的项目,凡项目审价核减率在5%以内的审计费在维修成本中列支;核减率在5%以上部分的审计费、超出合同约定期限所产生的监理费,由施工单位承担。若出现工程款核增,则审计费由施工单位全额承担。
(6)施工过程中,因工程量增加而超出的费用,增加的工程量需要重新申请核准。施工单位出具施工说明,经申请人及相关业主签字同意后,将施工说明及最新的施工方案及施工预算进行不少于5日的公示。公示期间无异议的,经市物管中心同意后方可增加,审计单位方可进行审计。

▲ 第8步 市物管中心——出具维修资金二次分摊清册
根据申请人第7步中提供的资料出具维修资金二次分摊清册,并交付申请人。
注:具备网传条件的,市物管中心将维修资金二次分摊清册直接网传给申请人,原件市物管中心存档备案。

▲ 第9步 申请人——进行第二次公示,申请结算
申请人收到二次分摊清册后,准备《住宅专项维修资金使用第二次公示》以及附件资料,在小区显著位置进行张贴并收集公示照片(照片全景清晰远近各1张、张贴资料全部拍摄及清晰视频全景远近各1份),公示期至少为5个工作日。公示期满,照片及视频资料需报送市物管中心备案。
公示期满无异议后,申请人填写《徐州市住宅专项维修资金使用申请表(结算)》,携之前未提交的所有资料原件,凭施工单位、审计单位和监理单位开具的正规发票至市物管中心办理款项结算手续。
序 需提交的资料 备注
1 徐州市住宅专项维修资金使用申请表(结算)
2 施工单位开具的工程结算发票
3 审计费用发票 5千元及以上的项目
4 监理费用发票 20万元及以上的项目
5 第二次公示照片 照片全景清晰1张、局部清晰5张及清晰视频全景远近各1份
6 此步骤前应提交未提交过的所有资料原件
注:(1)施工发票、审计发票、监理发票应与工程内容一致,金额准确无误。
(2)发票抬头应为申请人名称或徐州市物业管理中心(徐州市房屋安全鉴定中心)。

▲ 第10步 市物管中心——拨付款项
根据申请人第9步报送的资料,审核无误后,市物管中心直接将款项拨付相应施工、审计和监理单位的银行账户。
注:原件资料不全或不合要求的,暂不予拨付款项。

特别提醒事项
1、申请人身份证明材料必须齐全,一旦申请主体确定或委托指定代理人后,不得再随意委托其他人前来办理申请使用事项。否则,不予受理。所有的合同、维修资金使用方案、比选结果认定书、施工方案、施工预算、工程决算、公示以及维修资金分摊清册、维修资金使用申请表,必须由申请人签字、盖章,否则不予受理。
2、除电梯、消防应急维修项目外,其余应急维修项目由区房产管理部门组织属地街道办事处、社区居(村)民委员会、业主委员会(物业管理委员会)、物业服务企业进行现场认定,出具确认意见,并通知市物业管理中心派员参加。
3、需要公示的文件,必须张贴在物业显著区域,并明确标示出公示内容。市物管中心将公示照片存档,公示期间申请人必须保证公示文件的完整性、真实性,并留存相关影像资料,公示期间不得人为损毁公示内容。
4、 维修施工单位应当按照施工方案和合同约定进行施工。主要材料变更单、隐蔽工程验收记录,应当经业主代表签字认可。
5、应急使用申请表所报修内容应与施工方案、预算、决算及审计报告维修内容一致;向工程造价及监理单位送审的材料(包括预算、决算、施工方案等)应与报送市物业管理中心的材料一致;维修施工单位不得随意使用、借用其他单位的相关资质。
6、须审计的项目,凡审计核减率在5%以内的,审计费在维修成本中列支;核减率在5%以上部分的审计费、超出合同约定期限所产生的监理费,由施工单位承担。若出现核增,则审计费由施工单位全部承担。
7、委托书、施工合同及审计合同应在市物业管理中心由合同各方现场签订。
8、施工、审计开始前,申请人应告知市物业管理中心具体时间安排,便于抽查核实。
9、施工过程中,因工程量增加而超出的费用,不超过合同价款5%且超出金额小于2万元的,经业主代表确认后可以如实增加费用;增加部分的费用超过合同价款的5%或超出额大于2万元的,增加的工程需要重新申请核准。
10、申请人提供的维修发票应与合同约定的维修内容一致。
11、对申请人提请拟维修的现场进行查勘后,发现不满足维修资金使用条件或有造假、谎报等不实行为,市物管中心将不予受理后续工作;如申请人对同一部位再度进行申请,经现场查勘后发现依然不满足维修资金使用条件或有造假、谎报等不实行为,除不予受理后续工作外,还将对申请人作不诚信档案记录。
12、申请人应对所提交的所有材料的真实性负一切法律、经济责任,承担一切后果,如发现有不真实的情况,将终止受理该项目,申请人将被列入“不诚信”黑名单。
13、下列费用不得从住宅专项维修资金中列支:
(1)依法应当由建设单位或者施工单位承担的住宅共用部位、共用设施设备维修、更新和改造费用;
(2)依法应当由相关单位承担的供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视等管线和设施设备的维修、养护费用;
(3)应当由当事人承担的因人为损坏住宅共用部位、共用设施设备所需的修复费用;
(4)根据物业服务合同约定,应当由物业服务企业承担的住宅共用部位、共用设施设备的日常维修和养护费用;
(5)新增、新建配套设施、设备所需的费用(门禁系统增设、安全防范设施补建、助老设施增设、加装电梯除外);
(6)其他不得列支的情形。
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费用情况
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办公地点 四、受理地点
申请受理地址:
鼓楼区房产服务中心:泉山区明理街5号,电话:0516-85585903
云龙区房产服务中心:铜山路21号综合楼,电话:0516-83169667
泉山区房产服务中心:解放路189号(四院北500米),电话:0516-83621830
经济开发区房产服务中心:金山桥街道办事处洞山路9号,电话:0516-87793409
审核地址:市物业管理中心项目管理科:徐州市鼓楼区坝子街中和大厦701室,电话:0516-83575091
五、电梯、消防、供暖主管部门
电梯检验机构:徐州市质监局,地址:王陵路72号 9楼905
消防机构:辖区公安消防部门
供热行政主管部门:各区发改经济局 工程竣工验收:供热企业
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